Whistleblowing
RICHTLINIE ZUM HINWEISGEBERSCHUTZ
Einleitung
Die Europäische Union hat mit der Richtlinie (EU) 2019/1937 die Vorschriften zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, erneuert, um in allen Mitgliedstaaten einen Mindeststandard für den Schutz der Rechte von Hinweisgebern zu schaffen. Italien hat die europäische Richtlinie durch das Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 (im Folgenden das "Dekret") umgesetzt.
Mit der Verabschiedung dieser Richtlinie beabsichtigt die Gesellschaft CALZATURIFICIO FRAU SPA (im Folgenden die "Gesellschaft"), den oben genannten gesetzlichen Vorgaben sowie den diesbezüglichen Hinweisen der ANAC (der italienischen nationalen Antikorruptionsbehörde) nachzukommen.
Ziel ist es, dem Hinweisgeber, also der Person, die Verstöße meldet, klare operative Hinweise zu Gegenstand, Inhalt, Empfängern und Übermittlungsmodalitäten der Meldungen zu geben.
Das Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen gewährleistet die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers ab dem Zeitpunkt des Eingangs und bei jedem weiteren Kontakt danach. Gemäß Art. 5 Abs. 1 Buchst. e) des Dekrets liefert diese Richtlinie daher Informationen zu den Kanälen, Verfahren und Voraussetzungen für interne und externe Meldungen.
Hinweisgebende Personen
Meldungen können von folgenden Personen abgegeben werden:
- Arbeitnehmern, einschließlich derjenigen, die tätig sind:
- in Teilzeit-, befristeten, Leiharbeits-, Ausbildungs- oder gelegentlichen Hilfsarbeitsverhältnissen (deren Arbeitsverhältnis durch das Gesetzesdekret Nr. 81/2015 geregelt wird);
- im Rahmen gelegentlicher Tätigkeiten (gemäß Art. 54-bis des Gesetzesdekrets Nr. 50/2017, umgewandelt in das Gesetz Nr. 96/2017);
- Selbstständigen:
- mit Werkvertrag (Art. 2222 des italienischen Zivilgesetzbuchs);
- mit einem Zusammenarbeitsverhältnis (gemäß Art. 409 der italienischen Zivilprozessordnung), wie Handelsvertreter- und Vertretungsverhältnisse sowie andere Kooperationsverhältnisse, die sich in einer fortlaufenden und koordinierten, überwiegend persönlichen Arbeitsleistung konkretisieren, auch wenn diese nicht abhängiger Natur ist;
- mit einem Zusammenarbeitsverhältnis, das sich in ausschließlich persönlichen, fortlaufenden Arbeitsleistungen konkretisiert, deren Ausführungsmodalitäten vom Auftraggeber organisiert werden;
- Mitarbeitern von Personen, die Güter oder Dienstleistungen liefern oder Arbeiten für die Gesellschaft ausführen;
- Freiberuflern und Beratern, die für die Gesellschaft tätig sind;
- Freiwilligen und Praktikanten, ob bezahlt oder unbezahlt, die für die Gesellschaft tätig sind;
- Aktionären und Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen, auch wenn diese Funktionen faktisch innerhalb der Gesellschaft ausgeübt werden (z. B. Mitglieder des Verwaltungsrats oder des Aufsichtsorgans).
Der Schutz hinweisgebender Personen (Art. 6 dieser Richtlinie) gilt auch dann, wenn die Meldung, die Anzeige bei der Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörde oder die öffentliche Bekanntmachung von Informationen in folgenden Fällen erfolgt:
- wenn das oben beschriebene Rechtsverhältnis noch nicht begonnen hat, sofern die Informationen über die Verstöße während des Auswahlverfahrens oder in einer anderen vorvertraglichen Phase erlangt wurden;
- während der Probezeit;
- nach Beendigung des Rechtsverhältnisses, sofern die Informationen über die Verstöße im Laufe dieses Verhältnisses erlangt wurden.
Gegenstand der Meldung und ausgeschlossene Meldungen
Folgende Meldungen können gemäß nachstehender Tabelle abgegeben werden:
Anzahl der Mitarbeiter: 50 oder mehr | Mit Organisations- und Kontrollmodell gemäß Gesetzesdekret Nr. 231/01: Nein | Gegenstand der Meldung: europäische und nationale Rechtsverstöße (siehe unten Punkte a) und b)) (Art. 3 Abs. 2 Buchst. a), Gesetzesdekret Nr. 24/2023)
Genauer gesagt können sich die in der vorstehenden Tabelle genannten Verstöße auf Folgendes beziehen:
a) Verstöße gegen nationale oder europäische Vorschriften, die Rechtsverstöße in folgenden Bereichen darstellen: öffentliches Auftragswesen; Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Verkehrssicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie Tiergesundheit und Tierschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
b) Verstöße gegen europäische Vorschriften, bestehend aus: i) Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der Union beeinträchtigen; ii) Handlungen und Unterlassungen, die den Binnenmarkt betreffen; iii) Handlungen und Verhaltensweisen, die Ziel oder Zweck der Bestimmungen der Rechtsakte der Union in den oben genannten Bereichen vereiteln.
Meldekanäle: intern, extern, öffentliche Bekanntmachung
Die Gesellschaft hat einen internen Meldekanal eingerichtet, der die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der betroffenen Person sowie jeder in der Meldung genannten Person, sowie die Vertraulichkeit des Inhalts der Meldung und der zugehörigen Unterlagen gewährleistet.
Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst der interne Kanal für die Whistleblowing-Meldung zu nutzen ist.
Die Meldung über den externen, von der ANAC eingerichteten und verwalteten Kanal kann nur unter bestimmten Voraussetzungen erfolgen, und die öffentliche Bekanntmachung unter noch strengeren Voraussetzungen, unbeschadet der Möglichkeit, jederzeit Anzeige bei der Justizbehörde zu erstatten.
Inhalt und Modalitäten der Meldung
Eine Whistleblowing-Meldung kann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:
- es liegen Informationen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, über begangene oder aufgrund konkreter Anhaltspunkte möglicherweise künftig begangene Verstöße gegen nationale oder unionsrechtliche Vorschriften vor, die das öffentliche Interesse oder die Integrität der Gesellschaft beeinträchtigen, sowie über Verhaltensweisen, die auf die Verschleierung solcher Verstöße abzielen;
und
- diese Informationen wurden im Rahmen des Arbeitsumfelds erlangt bzw. die Verdachtsmomente sind im Rahmen des Arbeitsumfelds entstanden.
Meldungen, die sich ausschließlich auf Folgendes beziehen, werden nicht berücksichtigt:
- Beanstandungen, Ansprüche oder Anträge im Zusammenhang mit einem persönlichen Interesse des Hinweisgebers;
- die individuellen Arbeits- oder Kooperationsverhältnisse des Hinweisgebers mit der Gesellschaft oder mit hierarchisch übergeordneten Personen;
- Aspekte des Privatlebens der gemeldeten Person, ohne direkten oder indirekten Zusammenhang mit der Geschäfts- und/oder Berufstätigkeit der Gesellschaft.
Darüber hinaus sind folgende Meldungen nicht zulässig:
- vorgeschobene, verleumderische, diffamierende Meldungen oder solche, die ausschließlich darauf abzielen, der gemeldeten Person zu schaden;
- Meldungen über Verstöße, von denen der Hinweisgeber weiß, dass sie unbegründet sind.
Inhalt der Meldung
Die Meldung muss, bei sonstiger Unzulässigkeit, Folgendes enthalten:
1. die Identifikationsdaten der hinweisgebenden Person sowie eine Kontaktmöglichkeit für die Übermittlung weiterer Informationen;
2. eine klare, vollständige und detaillierte Beschreibung der gemeldeten Sachverhalte;
3. die zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen sich der gemeldete Sachverhalt ereignet hat, sowie eine Beschreibung der gemeldeten Sachverhalte unter Angabe der Einzelheiten zu den Umständen und, sofern vorhanden, auch der Art und Weise, wie der Hinweisgeber von den gemeldeten Sachverhalten Kenntnis erlangt hat;
4. die Personalien oder sonstige Angaben, die eine Identifizierung der für die gemeldeten Sachverhalte verantwortlich gehaltenen Person(en) ermöglichen;
5. die Angabe etwaiger weiterer Personen, die zu den gemeldeten Sachverhalten Auskunft geben können;
6. die Angabe etwaiger Unterlagen, die die Begründetheit dieser Sachverhalte bestätigen können;
7. jede weitere Information, die einen nützlichen Nachweis für das Vorliegen der gemeldeten Sachverhalte liefern kann;
8. im Falle der Nutzung des analogen Kanals (siehe unten) die ausdrückliche Erklärung, von den Schutzmaßnahmen im Bereich Whistleblowing profitieren zu wollen, z. B. durch den Vermerk "vertraulich, nur für den Bearbeiter der Meldung".
Meldemodalitäten
Whistleblowing-Meldungen können auf folgende Weise abgegeben werden:
- telefonisch unter folgender Nummer: 045 7611711, mit der Bitte um Dr. Paolo Lovato, Vorsitzender des Aufsichtsrats (Collegio Sindacale) von FRAU;
- auf Wunsch des Hinweisgebers durch ein persönliches Treffen mit dem Aufsichtsrat von FRAU;
- per gewöhnlicher Post, indem die Meldung in zwei verschlossenen Umschlägen eingelegt wird: im ersten die Identifikationsdaten des Hinweisgebers zusammen mit einem Ausweisdokument, im zweiten der Gegenstand der Meldung; beide Umschläge sind dann in einen dritten Umschlag zu legen, der außen den Vermerk "vertraulich, nur für den Bearbeiter der Meldung" trägt und an den Aufsichtsrat von FRAU, z. Hd. seines Vorsitzenden, zu adressieren ist: Dr. Paolo Lovato, Via Fogazzaro 9, 37047 San Bonifacio VR.
Anonyme Meldungen
Anonyme Meldungen, d. h. Meldungen, aus denen die Identität des Hinweisgebers nicht ermittelt werden kann, werden nicht berücksichtigt.
Übermittlung der Meldungen
Whistleblowing-Meldungen sind per gewöhnlicher Post mit dem Vermerk "vertraulich, nur für den Bearbeiter der Meldung" an den Aufsichtsrat von FRAU, z. Hd. seines Vorsitzenden, zu senden: Dr. Paolo Lovato, Via Fogazzaro 9, 37047 San Bonifacio VR.
Es wird darauf hingewiesen, dass der Eingang von Meldungen während der Schließzeiten der Gesellschaft ausgesetzt ist.
Bearbeitung der Meldung
Mit diesem Verfahren wird der Prozess des Empfangs, der Analyse und der Bearbeitung von Meldungen über rechtswidriges Verhalten geregelt, von dem die hinweisgebende Person im Rahmen des Arbeitsumfelds Kenntnis erlangt hat.
Im Rahmen der Verwaltung des internen Meldekanals geht der Bearbeiter der Meldung (im Folgenden auch der "Bearbeiter" oder "Empfänger") wie folgt vor:
Eingang der Meldung
Sollte die Meldung irrtümlich an eine nicht zur Entgegennahme befugte Person übermittelt bzw. von dieser empfangen worden sein, und ist eindeutig erkennbar, dass es sich um eine Whistleblowing-Meldung handelt, ist diese Person verpflichtet, den Bearbeiter der Meldung unverzüglich, in jedem Fall innerhalb von 7 (sieben) Tagen nach Erhalt, über den Eingang zu informieren und gleichzeitig den Hinweisgeber über diese Weiterleitung zu unterrichten, unbeschadet aller in dieser Richtlinie vorgesehenen Vertraulichkeitspflichten, die auch für diese Person gelten (mit entsprechender Haftung im Falle eines Verstoßes).
Der Empfänger stellt der hinweisgebenden Person innerhalb von sieben Tagen ab Eingangsdatum eine Eingangsbestätigung der Meldung aus. Die Bestätigung wird an die vom Hinweisgeber angegebene Kontaktadresse gesendet; wurde keine angegeben, wird die Meldung archiviert.
Der Bearbeiter der Meldung archiviert die per gewöhnlicher Post eingegangenen Meldungen mit geeigneten Mitteln, die die Vertraulichkeit gewährleisten (z. B. in durch Sicherheitsmaßnahmen geschützten Archiven).
Eine mündlich - in den in dieser Richtlinie angegebenen Formen - und mit vorheriger Zustimmung der hinweisgebenden Person abgegebene Meldung wird vom Bearbeiter der Meldung durch ein Protokoll dokumentiert, das sowohl vom Bearbeiter als auch vom Hinweisgeber unterzeichnet wird und von dem Letzterem eine Kopie ausgehändigt wird.
Im Falle eines persönlichen Treffens mit dem Hinweisgeber wird über das Treffen ein entsprechendes Protokoll erstellt, das sowohl vom Bearbeiter als auch vom Hinweisgeber unterzeichnet wird und von dem Letzterem eine Kopie ausgehändigt wird.
Kontakt mit dem Hinweisgeber und Ergänzungen der Meldung
Der Empfänger hält den Kontakt mit dem Hinweisgeber aufrecht und kann bei Bedarf um Ergänzungen bitten.
Im Falle eines infolge eines Treffens mit der hinweisgebenden Person erstellten Protokolls kann diese das Protokoll des Treffens durch ihre Unterschrift prüfen, berichtigen und bestätigen.
Prüfung der Meldung
Der Empfänger geht den eingegangenen Meldungen nach und prüft, ob die Legitimation des Hinweisgebers gegeben ist und ob die Meldung in den Anwendungsbereich der Vorschrift fällt; es folgt die Bewertung der zeitlichen und örtlichen Umstände, unter denen sich der Sachverhalt ereignet hat.
Nach Abschluss der Vorprüfung:
- wird die Meldung archiviert, falls die Voraussetzungen nicht vorliegen, unter Angabe der Gründe;
- wird die Untersuchung eingeleitet, falls die Voraussetzungen vorliegen.
Untersuchung
Der Empfänger gewährleistet die ordnungsgemäße Durchführung der Untersuchung durch:
- das Einholen von Unterlagen und Informationen;
- die Einbeziehung externer Personen (falls die fachliche Unterstützung durch externe Fachleute erforderlich ist) oder anderer Unternehmensfunktionen, die zur Zusammenarbeit mit dem Bearbeiter der Meldung verpflichtet sind;
- die Anhörung weiterer interner/externer Personen, sofern erforderlich.
Die Untersuchung wird unter Einhaltung folgender Grundsätze durchgeführt:
- es werden die notwendigen Maßnahmen ergriffen, um die Identifizierung des Hinweisgebers und der betroffenen Personen zu verhindern;
- die Überprüfungen werden von Personen mit der erforderlichen Fachkompetenz durchgeführt, und die Tätigkeiten werden ordnungsgemäß nachverfolgt und archiviert;
- alle an der Bewertung beteiligten Personen wahren die Vertraulichkeit der erhaltenen Informationen, soweit gesetzlich nicht anders vorgesehen;
- die Überprüfungen erfolgen unter Gewährleistung geeigneter Maßnahmen für die Erhebung, Nutzung, Offenlegung und Aufbewahrung personenbezogener Informationen sowie unter Sicherstellung eines Ausgleichs zwischen den Erfordernissen der Untersuchung und dem Schutz der Privatsphäre;
- es werden geeignete Maßnahmen zur Bewältigung etwaiger Interessenkonflikte gewährleistet, sofern die Meldung den Empfänger selbst betrifft.
Rückmeldung an den Hinweisgeber
Innerhalb von drei Monaten ab dem Datum der Eingangsbestätigung oder, in Ermangelung einer solchen Bestätigung, innerhalb von drei Monaten ab Ablauf der Siebentagesfrist ab Einreichung der Meldung, gibt der Empfänger eine Rückmeldung zur Meldung und teilt alternativ mit:
- die Archivierung, unter Angabe der Gründe für diese Entscheidung, oder
- die Begründetheit der Meldung und die Weiterleitung an die zuständigen internen Organe zur weiteren Bearbeitung, oder
- die durchgeführten und noch durchzuführenden Tätigkeiten (im Falle von Meldungen, die für die Überprüfung mehr Zeit erfordern) sowie etwaige ergriffene Maßnahmen (getroffene Maßnahmen oder Verweisung an die zuständige Behörde).
Interessenkonflikt
Befindet sich der Bearbeiter der Meldungen in einem Interessenkonflikt, etwa weil er die gemeldete oder die hinweisgebende Person ist, wird die Meldung von einem anderen Mitglied des Meldebearbeitungsorgans bearbeitet.
Schutz des Hinweisgebers und dessen Haftung
Hinweisgeber dürfen keinerlei Vergeltungsmaßnahmen erleiden. Das Gesetz sieht vor, dass Personen, die eine Meldung abgeben, nicht sanktioniert, degradiert, entlassen, versetzt oder anderen organisatorischen Maßnahmen unterworfen werden dürfen, die direkt oder indirekt negative Auswirkungen auf ihre Arbeitsbedingungen haben oder eine Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahme gegen sie darstellen.
Die Beweggründe, die eine Person zur Meldung, Anzeige oder öffentlichen Bekanntmachung veranlassen, sind für ihren Schutz unerheblich.
Im Rahmen von Gerichts- oder Verwaltungsverfahren sowie außergerichtlichen Verfahren, die die Feststellung verbotener Verhaltensweisen gegenüber Hinweisgebern zum Gegenstand haben, wird vermutet, dass solche Verhaltensweisen aufgrund der Meldung, der öffentlichen Bekanntmachung oder der Anzeige bei der Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörde erfolgt sind. Die Beweislast dafür, dass solche Verhaltensweisen gegenüber Hinweisgebern aus Gründen erfolgt sind, die nichts mit der Meldung, der öffentlichen Bekanntmachung oder der Anzeige zu tun haben, obliegt demjenigen, der sie vorgenommen hat.
Zudem müssen mutmaßliche diskriminierende oder Vergeltungsmaßnahmen der ANAC gemeldet werden, die allein befugt ist festzustellen, ob die Vergeltungsmaßnahme eine Folge der Meldung von Missständen ist, und in Ermangelung eines Nachweises der Gesellschaft, dass die getroffene Maßnahme nichts mit der Meldung zu tun hat, eine Geldbuße zu verhängen.
Verarbeitung personenbezogener Daten. Vertraulichkeit
Jede Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Verordnung (EU) 2016/679, dem Gesetzesdekret Nr. 196 vom 30. Juni 2003 sowie den Art. 13 und 14 des Dekrets; die Nichteinhaltung der Vertraulichkeitspflichten kann zudem disziplinarrechtliche Haftung nach sich ziehen, unbeschadet etwaiger weiterer gesetzlich vorgesehener Haftung.
Die Datenschutzerklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten infolge einer Whistleblowing-Meldung ist dieser Richtlinie beigefügt.
Interne und externe Meldungen sowie die zugehörigen Unterlagen werden für die zur Bearbeitung der Meldung erforderliche Zeit aufbewahrt, in jedem Fall jedoch nicht länger als 5 Jahre ab dem Datum der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Meldeverfahrens, unter Beachtung der Vertraulichkeits- und Datenschutzpflichten.
Haftung des Hinweisgebers
Die Gesellschaft gewährleistet der gemeldeten Person das Recht, innerhalb eines angemessenen Zeitraums über etwaige sie betreffende Meldungen informiert zu werden, und gewährleistet das Verteidigungsrecht, sofern Disziplinarverfahren gegen sie eingeleitet werden.
Dieses Verfahren lässt zudem die strafrechtliche und disziplinarrechtliche Haftung des Hinweisgebers im Falle einer verleumderischen oder diffamierenden Meldung gemäß dem italienischen Strafgesetzbuch und Art. 2043 des italienischen Zivilgesetzbuchs unberührt.
Ebenso begründen etwaige Formen des Missbrauchs des Whistleblowing-Meldeverfahrens, wie offensichtlich unbegründete Meldungen und/oder Meldungen, die ausschließlich zum Zweck der Schädigung der gemeldeten Person oder anderer Personen abgegeben werden, sowie jeder andere Fall des unsachgemäßen Gebrauchs oder der vorsätzlichen Instrumentalisierung des Verfahrens, eine Haftung im disziplinarrechtlichen und sonstigen zuständigen Rahmen.
Inkrafttreten und Änderungen
Diese Richtlinie tritt am 17.12.2023 in Kraft.
Die Gesellschaft sorgt für die erforderliche Bekanntmachung durch Aushang am Schwarzen Brett.
Diese Richtlinie bleibt regelmäßiger Überprüfung vorbehalten, sofern dies als notwendig erachtet wird.
